Драйв
Автоматизация процессов для коммерческого образовательного учреждения, автошколы с Битрикс24
Драйв
Автошкола №1 в рейтинге Федерации автошкол за 2025 год. Автошкола имеет представительства в четырёх городах: Казань, Нижний Новгород, Москва, Череповец. До начала внедрения в компании уже велась работа в Битрикс24, но настраивалась она силами собственных сотрудников. Также в компании использовалась корпоративная телефония и были задействованы ресурсы (мессенджеры, соцсети, сайт), которыми пользовались сотрудники компании в работе со своими клиентами.
Проблемы
-
Неудобно работать в системе: Портал заказчик настраивал своими силами и поэтому, имел ряд неудобств для сотрудников, вызывал проблемы в использовании и затрудняла работу с его инструментами.
-
Разрозненные процессы вне системы: Многие процессы отдела продаж (телефонные переговоры, переписки в мессенджерах, формы общения на сайтах) велись на отдельных ресурсах, в бумажных вариантах и электронных документах, что значительно тормозило скорость обработки заявок и приводило к потерям горячих клиентов.
-
Сложности с аналитикой и контролем работы: Собирать данные с разных ресурсов в один отчет было очень сложно. Контролировать выполнение задач, скорость обработки обращений, своевременность обмена документами внутри компании и с клиентами было невозможно.
-
Потеря горячих клиентов и слив бюджета на рекламу: Отслеживать эффективность различных каналов привлечения клиентов было почти невозможно. Работа отдела продаж велась бесконтрольно: про клиентов часто забывали, заявки обрабатывались хаотично и с большими задержками.
Решение
-
Настройка воронок продаж и Автоматизация процессов в системе. Прежде всего, нами были созданы новые и доработаны существующие воронки в Сделках; неэффективные элементы скрыты или удалены за ненадобностью. Произведены настройка автоматических изменений стадий в сделках, назначение и смена ответственных сотрудников, автораспределение заявок, настройка прав доступа к ресурсам и автозаполнение полей, позволяющие минимизировать риски человеческих ошибок и снимающие значительную нагрузку на сотрудника. Были настроены автоуведомления, автозадачи и напоминания для ответственных сотрудников о необходимости связаться, отправить необходимую информацию или проконтролировать работу с клиентами. В систему были перенесены шаблоны документов и настроено их автозаполнение.
-
Подключение Яндекс Метрики. Для осуществления различного рода рекламных и информационных рассылок мы создали HTML-шаблоны на стороне Битрикс24. Теперь рассылка, контроль за статистикой и единый корпоративный стиль при акционных информированиях стали еще качественнее, удобнее и эффективнее, а подключение аналитики позволило максимально точно оценивать эффективность рекламных источников.
-
Подключение Телефонии Билайн и автоматизация обработки звонков. Подключение и настройка обработки входящих и исходящих звонков стали ключевым звеном между клиентом и сотрудниками. В рамках этой интеграции были решены следующие задачи: Теперь система фиксирует входящие и исходящие звонки в карточке клиента. Это помогает менеджерам быстро получать доступ к прослушиванию звонка прямо из карточки и избегать повторных вопросов. Менеджеры получили возможность звонить напрямую из системы, не переключаясь между разными приложениями. Отдельной задачей было подключение возможности отслеживания каналов с разными номерами Билайна, для чего был подключен коллтрекинг. Наряду с телефонией было подключено приложение «Звонобот», что позволило решить вопросы по автоматическому дозвону клиентам школы. Это исключило человеческий фактор в данном процессе и повысило лояльность клиентов.
-
Подключение чат-ботов и мессенджеров через приложение Whazzup К системе Битрикс24 подключены мессенджеры WhatsApp и Телеграм, что сильно облегчило и упростило процесс коммуникации, переведя его в рамки одного окна. Работа чат-ботов позволила автоматизировать и ускорить первичный ответ на обращение, стандартизировав взаимодействие с клиентами в корпоративном стиле. Теперь все диалоги закрепляются в карточке клиента, и можно без труда отследить и проверить всё общение или найти нужную информацию из чата прямо в Битрикс24.
Результаты
Наше решение качественно изменило процессы компании и вывело работу на другой, более эффективный уровень:
Удобная система и быстрая адаптация: Правильная настройка системы ускорила процесс внедрения среди сотрудников. Обучение облегчило понимание процессов и алгоритмов правильного использования портала.
Автоматизация всех процессов: Освободилось огромное количество времени для более нужных и продуктивных действий, которые повысили качество и скорость работы с клиентом. Автоуведомления и автоматическое создание карточек из обращений с разных ресурсов исключили человеческий фактор пропусков горячих клиентов. Шаблоны документов позволили значительно сократить время на ручное создание и заполнение данных, а также в целом упростили документооборот среди сотрудников.
Аналитика и статистика: настроены не только по воронкам продаж, но и по источникам трафика, продуктивности и конверсии в работе сотрудников. Теперь заказчик может легко отслеживать работу сотрудников, оценивать эффективность каналов рекламы и собирать интересующие статистические данные в одном пространстве.
Увеличение продаж и повышение лояльности клиентов: было достигнуто путем подключения чат-ботов, телефонии, мессенджеров, настройки рассылок без спама строго целевой аудитории и в корпоративном стиле. Это ускорило процесс обработки заявок, сократило срок ожидания ответов, свело к минимуму риски негатива и укрепило доверие клиентов.
Свободное время для развития и роста: Благодаря ускорению, упрощению и оптимизации всего рабочего процесса, сведению многих разрозненных процессов в единое удобное пространство, у заказчика появилось больше времени для масштабирования бизнеса и поиска альтернативных путей развития.
