Момент, когда клиент готов платить, — не время для ручного набора реквизитов в Word и пересчёта суммы на калькуляторе. Чем дольше менеджер возится с оформлением счёта, тем выше риск, что клиент передумает или найдёт другого поставщика. В Битрикс24 счёт — это полноценный элемент CRM, который заполняется данными автоматически и отправляется клиенту в пару кликов. Разберём, как устроена работа со счетами и как настроить их автоматическую отправку.
В статье
Что такое счёт в CRM
Счёт нужен на финальном этапе работы с клиентом, когда условия сделки уже согласованы и пора переходить к оплате. В Битрикс24 это отдельный элемент CRM, в котором хранится информация о товарах или услугах, сумме и реквизитах — то есть всё, что нужно для оплаты, собрано в одном месте и не требует повторного заполнения вручную. Стоит иметь в виду, что счета доступны не на всех тарифах Битрикс24 — актуальный список возможностей по тарифам стоит сверять на bitrix24.ru перед тем, как строить на этом процессе продаж.
Три способа создать счёт
Создать счёт в CRM можно тремя способами, и выбор зависит от того, откуда вы стартуете в моменте работы с клиентом.
Из карточки сделки или предложения. Самый быстрый путь, если вы уже работаете со сделкой: условия согласованы, товары и сумма добавлены. Достаточно открыть карточку сделки и в правом верхнем углу нажать «Счёт» — CRM создаст связанный элемент и автоматически перенесёт в него клиента, товары или услуги, сумму и ответственного сотрудника.
Из карточки контакта или компании. Подходит, если нужно выставить счёт без создания сделки — например, за разовую услугу, которую не имеет смысла вести по воронке продаж. В карточке клиента на вкладке «Счета» нажмите «Добавить счёт»: данные компании или контакта подставятся автоматически, а товары и услуги нужно будет добавить вручную.
Из раздела «Счета». Этот способ удобен, если вы работаете со списком счетов целиком и хотите создать новый, не переходя в карточку конкретного клиента или сделки. В разделе CRM → Продажи → Счета нажмите «Создать», заполните поля карточки счёта, включая клиента и сделку, к которым он относится, и сохраните.
Как отправить счёт клиенту
Прежде чем отправить счёт, его нужно сформировать в виде документа по шаблону — в Битрикс24 уже есть стандартный шаблон, который можно использовать сразу без дополнительной настройки, а при необходимости добавить собственный, если в компании приняты свои требования к оформлению.
Чтобы создать документ, откройте нужный счёт в разделе CRM → Продажи → Счета, в правом верхнем углу нажмите «Документ» и выберите шаблон. Документ в формате docx доступен сразу, формирование pdf-файла занимает немного больше времени — после завершения откроется предварительный просмотр.
Отправить готовый документ клиенту можно несколькими способами: по СМС, если подключён СМС-провайдер и в карточке клиента указан номер телефона (клиент получит ссылку на документ); по электронной почте, если в Битрикс24 подключён почтовый ящик и указан e-mail клиента (документ придёт в формате pdf); или в чат открытой линии — например, во «ВКонтакте» или Telegram, если клиент уже писал компании раньше. Альтернативный вариант, который подходит для любого канала связи, — скопировать публичную ссылку на документ и отправить её клиенту вручную любым удобным способом.
Форматы и хранение документов
Если после создания документа нужно внести правки — например, уточнить реквизиты, — можно нажать «Редактировать документ» прямо из карточки счёта, не создавая его заново. Готовый файл можно скачать в формате docx или pdf, а также распечатать, если клиенту нужен бумажный вариант.
Все документы, созданные по счёту, не теряются: они сохраняются в таймлайне карточки счёта, на вкладке «История» и в общем разделе «Документ → Список документов». Это удобно, если нужно найти, какая версия документа была отправлена клиенту в конкретный момент, или проверить, что счёт действительно был сформирован.
Как автоматизировать отправку счетов
Если компания выставляет счета регулярно и в похожем формате, ручное создание и отправку документа можно полностью передать роботам и триггерам CRM. Логика настраивается на стадиях воронки счетов в разделе CRM → Продажи → Счета → Роботы.
Обычно используется связка из трёх элементов на стадии, например, «Отправлен клиенту»: робот «Создать документ» формирует счёт по выбранному шаблону и реквизитам компании; робот «Отправить письмо клиенту», настроенный на запуск «После предыдущего робота», отправляет клиенту письмо с прикреплённым pdf-файлом, который создал первый робот; триггер «Отследить просмотр письма» перемещает карточку счёта на следующую стадию — например, «Просмотрен клиентом» — в момент, когда клиент открывает письмо.
В результате процесс выглядит так: менеджер создаёт счёт из сделки, проверяет данные и переводит карточку на стадию «Отправлен клиенту» — и с этого момента дальше всё происходит без его участия. Система формирует документ, отправляет его клиенту и фиксирует момент прочтения. Менеджер видит в CRM, что клиент открыл письмо, и может позвонить, чтобы обсудить оплату, не тратя время на проверку вручную, дошёл ли документ.
Практическая сторона: где чаще всего теряют скорость
В проектах внедрения CRM мы регулярно видим одну и ту же картину: компания технически умеет создавать счета в Битрикс24, но продолжает параллельно вести их в Excel или готовить вручную в отдельном шаблоне «для надёжности» — просто по привычке. Это удваивает работу и создаёт риск, что в CRM и в ручном документе окажутся разные суммы. Первый практический шаг при внедрении — полностью перевести создание счетов в CRM и договориться с командой не возвращаться к параллельным файлам.
Второй момент — реквизиты и шаблоны документов. Если реквизиты компании или шаблон счёта настроены с ошибками на старте, эта ошибка будет тиражироваться в каждом новом документе, пока кто-то не заметит проблему в реальном счёте, отправленном клиенту. Поэтому реквизиты и шаблон стоит проверить на тестовом счёте ещё до того, как процесс масштабируется на весь отдел продаж.
И третье — автоматизация через роботов действительно экономит время, но её стоит включать не «на всякий случай», а тогда, когда поток счетов уже достаточно стабилен и предсказуем: для двух-трёх счетов в неделю ручная отправка часто оказывается быстрее, чем настройка и последующая поддержка автоматических сценариев.
Частые вопросы
Какими способами можно создать счёт в Битрикс24?
Из карточки сделки или предложения — данные переносятся автоматически; из карточки контакта или компании — если счёт не связан со сделкой; или из общего раздела «Счета» — если создаётся новый счёт без привязки к другому элементу CRM.
Как отправить счёт клиенту из Битрикс24?
По СМС — если подключён СМС-провайдер, по электронной почте — если подключён почтовый ящик, или через чат открытой линии, если клиент уже переписывался с компанией. Также можно скопировать публичную ссылку на документ и отправить её любым способом.
Можно ли автоматизировать отправку счетов в Битрикс24?
Да, с помощью роботов и триггеров: робот «Создать документ» формирует счёт по шаблону, робот «Отправить письмо клиенту» отправляет его на почту, а триггер «Отследить просмотр письма» фиксирует момент, когда клиент открыл документ.
В каких форматах доступен документ счёта в Битрикс24?
В формате docx — сразу после создания, и в формате pdf — он формируется с небольшой задержкой, после чего открывается предварительный просмотр документа.
