Карточка CRM в Битрикс24: как настроить под свой бизнес

Карточка — это то, с чем менеджер работает весь день: открывает сделку, смотрит историю общения с клиентом, меняет стадию, звонит, выставляет счёт. Если карточка перегружена ненужными полями или, наоборот, в ней не хватает важной информации, это напрямую бьёт по скорости работы отдела продаж. В Битрикс24 карточку CRM можно гибко настроить под конкретный бизнес — ниже пошаговая инструкция со скриншотами из рабочего портала: от разделов и полей до отдельных видов карточки для разных отделов.

Шаг 1. Откройте карточку и разберитесь в её устройстве

У каждого элемента CRM — лида, сделки, контакта, компании, счёта, предложения или элемента смарт-процесса — есть своя карточка. Откройте любую сделку из канбана или списка: карточка появится поверх раздела в виде боковой панели. Она состоит из двух частей. Слева расположены поля с информацией — сумма, стадия, дата завершения, клиент, контакты и так далее. Справа — таймлайн, где хранится история коммуникации: звонки, письма, комментарии сотрудников, изменения стадий, созданные документы. Подробнее о том, как быстро найти нужную запись в этой ленте, мы писали в статье про поиск в таймлайне карточки CRM.

Над обеими колонками находятся строка стадий и горизонтальное меню вкладок: «Общие», «Товары», «Счета», «Документы», «Связи» и другие. Настраивать карточку можно на трёх уровнях: разделы (группы полей по смыслу), сами поля внутри разделов и вкладки с дополнительной информацией. Внизу каждого раздела сразу видны ссылки «Выбрать поле» и «Создать поле» — с них начинается большая часть настройки.

Шаг 2. Настройте разделы

Разделы группируют поля по темам — например, в карточке сделки могут быть отдельные блоки «О сделке», «Клиент», «Условия доставки». По умолчанию в карточках уже есть стандартные разделы, но их можно переименовывать, создавать новые, менять порядок и удалять ненужные.

1. Нажмите «изменить» в правом верхнем углу раздела — он перейдёт в режим редактирования.
2. Чтобы переименовать раздел, кликните по значку карандаша рядом с его названием и введите новое имя.
3. Чтобы изменить порядок разделов, перетащите раздел за иконку слева от названия.
4. Чтобы создать новый раздел, воспользуйтесь кнопкой «Создать раздел» внизу колонки с полями, задайте название и добавьте в него нужные поля.
5. Сохраните изменения кнопкой «Сохранить» внизу карточки или нажмите «Отменить», если передумали.

Если раздел больше не нужен, его можно удалить ссылкой «Удалить раздел» — сами поля при этом не пропадут, а просто скроются, и их можно будет добавить в другой раздел.

Шаг 3. Настройте поля

В каждой карточке CRM есть системные поля — стандартный набор, который поставляется «из коробки». Если подходящего системного поля нет, можно создать пользовательское: например, для компании с доставкой это может быть поле адреса, срока и номера заказа. В режиме редактирования раздела рядом с каждым полем появляется значок шестерёнки — по клику открывается меню с пунктами «Скрыть», «Настроить» и «Показывать всегда».

С полями можно делать несколько вещей:

• Выбрать — не все системные и пользовательские поля отображаются в карточке по умолчанию, часть скрыта; полный список открывается через «Выбрать поле» внизу раздела.
• Создать — новое пользовательское поле с нужным типом данных и названием через «Создать поле».
• Скрыть — убрать поле из вида, но сохранить данные в нём; в любой момент можно вернуть обратно.
• Показывать всегда — поле будет видно в карточке, даже если оно не заполнено; удобно для полей, которые менеджер должен замечать сразу.
• Переместить — изменить порядок полей или перенести в другой раздел перетаскиванием.
• Сделать обязательным — через пункт «Настроить»: сотрудник не сможет сохранить карточку, пока не заполнит поле; можно назначить обязательность на всех стадиях сделки или только на конкретных.
• Ограничить видимость — доступно только для пользовательских полей, позволяет скрыть конфиденциальную информацию от части сотрудников.
• Удалить — только для пользовательских полей, системные удалить нельзя (только скрыть); при удалении данные в поле теряются безвозвратно.

Шаг 4. Настройте вкладки

Вкладки в карточке содержат дополнительную информацию — товары, связи с другими элементами CRM, историю работы, данные подключённых приложений. Набор вкладок отличается в зависимости от типа элемента: у сделки одни, у контакта — другие. Работа с товарами, кстати, вынесена в отдельную вкладку — как её заполнять, мы разобрали в инструкции о добавлении товаров в карточку CRM.

1. Нажмите «Ещё» в конце строки вкладок — откроется список вкладок, которые не поместились в основное меню.
2. В блоке «Управление» выберите «Настроить меню».
3. Перетащите вкладки в удобном порядке, а ненужные — в область «Скрытые» внизу списка.
4. Если что-то пошло не так, пункт «Вернуть меню по умолчанию» восстановит стандартный набор.

Изменения применяются сразу и не влияют на сохранённые данные — скрытая вкладка не удаляет информацию, а просто прячет её из интерфейса.

Шаг 5. Выберите вид карточки: общий, свой или по отделам

Вид карточки определяет, какие поля и разделы видит конкретный сотрудник. Все действия с видами собраны в меню шестерёнки в правом верхнем углу карточки, рядом с кнопками «Документ» и «Счёт». Там есть пункты «Включить мой вид карточки», «Включить общий вид карточки», «Сбросить настройки на начальный вид карточки», «Установить общую карточку для всех пользователей», а также «Новый вид карточки» и «Настройки вида карточки».

Общий вид карточки — администратор настраивает единый набор полей для всех сотрудников компании и закрепляет его через «Установить общую карточку для всех пользователей». Это удобно, когда важно, чтобы вся команда работала в одинаковом интерфейсе и не путалась, где искать нужную информацию.

Мой вид карточки — каждый сотрудник с соответствующим правом доступа может донастроить карточку под себя: поднять наверх нужный раздел, вернуть скрытые поля, изменить порядок. Это полезно, когда сотрудник регулярно работает с конкретным набором данных чаще остальных. Вернуться к исходному состоянию можно пунктом «Сбросить настройки на начальный вид карточки».

Вид карточки для сотрудников или отделов — администратор создаёт отдельный набор полей через «Новый вид карточки» и назначает его конкретной группе людей. Классический пример: колл-центр видит только контактные данные клиента, а отдел продаж — полную карточку с суммой, товарами и условиями сделки. Такой подход снижает риск того, что сотрудник по ошибке отредактирует поле, за которое отвечает другой отдел. Подробно создание и назначение видов мы разобрали в отдельной статье о настройке вида карточки CRM.

В настройках вида карточки сохраняются не только сами поля, но и порядок пунктов верхнего меню и меню таймлайна — то есть можно донастроить не только «что видно», но и «в каком порядке это расположено», подстроив интерфейс под привычный порядок действий конкретного отдела.

Что ещё можно делать из карточки

Помимо настройки структуры, карточка CRM даёт ряд рабочих возможностей прямо на месте, без переключения между разделами:

• Менять стадию — клик по названию стадии вверху карточки, изменение сразу фиксируется в таймлайне.
• Создавать связанные элементы — например, из лида создать сделку, а из сделки — счёт для клиента; данные автоматически переносятся, а связь отображается во вкладке.
• Формировать документы — на основе шаблона, с автоматической подстановкой данных клиента и реквизитов компании.
• Связываться с клиентом — звонок, письмо, СМС, приглашение в мессенджер прямо из карточки, с сохранением истории в таймлайне.

Какие бывают типы пользовательских полей

При создании пользовательского поля важно сразу выбрать правильный тип данных — переделывать это позже сложнее, чем кажется. Текстовое поле подходит для произвольных заметок, но по нему неудобно строить отчёты и фильтры. Список (или «привязка к справочнику») лучше подходит для повторяющихся значений — типа обращения, категории клиента, региона: так менеджеры выбирают из готовых вариантов вместо того, чтобы каждый раз печатать одно и то же с разными опечатками. Числовое поле и поле «Дата/Время» нужны там, где значения потом участвуют в расчётах или сортировке — например, срок действия договора или плановая дата поставки.

Отдельно стоит поле типа «Привязка к элементу CRM» — оно позволяет связать карточку с другим лидом, сделкой, контактом или компанией напрямую, без ручного поиска. Это удобно для случаев вроде «повторная сделка от того же клиента» или «сопутствующая услуга к основному заказу». Если пользовательских полей становится много и часть из них дублирует друг друга по смыслу, стоит периодически проводить ревизию — объединять похожие поля и убирать те, что фактически не заполняются.

Когда пересматривать настройки карточки

Карточка CRM — это не разовая настройка «на старте и навсегда». Есть несколько сигналов, что пора вернуться к её пересмотру: менеджеры регулярно спрашивают, где найти нужное поле, или жалуются, что заполнение карточки занимает слишком много времени; в отчётах не хватает данных для анализа, потому что нужное поле никогда не добавляли; в компании появился новый отдел или направление продаж, для которого текущая структура карточки не подходит. Если процесс нового направления сильно отличается от классической сделки, возможно, ему нужна не отдельная карточка, а собственная сущность — об этом в статье как создать смарт-процесс в CRM.

Мы рекомендуем пересматривать структуру карточки CRM хотя бы раз в год или при значимых изменениях в процессе продаж — например, при запуске нового направления или изменении оргструктуры отдела. Если самостоятельно разобраться, что стоит поменять, сложно — это хорошая задача для аудита от партнёра по Битрикс24: со стороны часто виднее, какие поля реально используются, а какие остались от прошлой версии процесса.

Частые ошибки при настройке карточки

По нашему опыту внедрения, чаще всего встречаются три проблемы. Первая — карточку никто не настраивает вообще, и менеджеры работают со стандартным набором полей, который лишь частично отражает реальный процесс продажи. Вторая — карточку, наоборот, перегружают полями «на всякий случай», из-за чего сотрудники тратят время на прокрутку и путаются, что обязательно заполнять. Третья — общий вид карточки настраивают один раз при внедрении и больше не пересматривают, хотя процесс компании за год-два обычно меняется, и часть полей устаревает.

Есть и менее очевидная четвёртая ошибка: обязательные поля назначают без привязки к стадии сделки. Например, поле «Причина отказа» логично сделать обязательным только на стадии «Сделка отменена», а не на всех стадиях сразу — иначе менеджер будет вынужден заполнять его даже там, где оно бессмысленно, просто чтобы сохранить карточку. Гибкая настройка обязательности по стадиям — один из самых недооценённых инструментов в карточке CRM.

И пятая — путать «Скрыть» и «Удалить». Скрытое поле можно вернуть в любой момент вместе со всеми данными, удалённое пользовательское поле — нет. Если сомневаетесь, нужно ли поле, всегда начинайте со скрытия: удалить его окончательно можно и через месяц, когда станет понятно, что им действительно никто не пользуется. А если данные всё-таки пропали вместе с элементом CRM, пригодится статья о Корзине CRM.

Частые вопросы

Читайте также