Оператору колл-центра важно за несколько секунд внести имя и телефон клиента. Менеджеру по продажам — увидеть историю переговоров и комментарии по сделке. Бухгалтеру — реквизиты и статус оплаты. Если у всех этих сотрудников одна и та же карточка CRM с одним и тем же набором из тридцати полей, каждый из них тратит время, прокручивая то, что ему не нужно. Вид карточки в Битрикс24 решает эту проблему: позволяет настроить разные представления одной и той же карточки под задачи разных отделов. Разберём, как настроить структуру карточки и создать собственный вид.
В статье
Зачем нужны разные виды карточки
Вид карточки CRM — это сохранённый набор настроек: какие поля показаны, в каком порядке расположены разделы и вкладки, что скрыто, а что обязательно к заполнению. Создавать, редактировать и удалять виды карточек могут администраторы Битрикс24 и CRM, а остальные сотрудники получают доступ к уже готовым видам и могут переключаться между ними, если им доступно несколько.
Важный нюанс: виды карточек настраиваются отдельно для каждого типа элементов CRM — лида, сделки, контакта, компании. Более того, для сделок можно завести разные виды под разные воронки продаж, а также отдельно для первичных и повторных лидов. Это удобно, если, например, воронка для B2B-продаж и воронка для розничных заказов физически используют разные наборы полей.
| Отдел | Что важно видеть в первую очередь |
|---|---|
| Колл-центр / оператор | Имя, телефон, источник обращения — минимум полей для быстрого приёма заявки |
| Менеджер по продажам | История переговоров, комментарии, статус сделки, связанные товары |
| Бухгалтерия | Реквизиты компании, статус оплаты, привязанные счета и документы |
| Руководитель отдела | Сводная информация по сделке и сроки — без лишних технических полей |
Такое разделение не требует четырёх независимых карточек с нуля — это один и тот же элемент CRM, просто с разными настройками отображения для разных ролей.
Настроить структуру карточки
Прежде чем сохранять карточку как отдельный вид, её нужно настроить — все изменения на этом этапе позже лягут в основу нового вида. Откройте нужный элемент CRM, например сделку, и начните с полей внутри разделов.
Изменить поля в разделе. Нажмите «Изменить» рядом с названием раздела, затем откройте настройки нужного поля (значок шестерёнки). Здесь можно скрыть поле, если команда им не пользуется, включить опцию «Показывать всегда» — чтобы поле было видно, даже если оно пустое, или сделать поле обязательным, тогда сотрудник не сможет сохранить карточку, пока не заполнит его. Для пользовательских полей дополнительно можно добавить подсказку или ограничить видимость для части сотрудников. Скрытое поле не удаляется безвозвратно — в любой момент его можно вернуть обратно в карточку.
Переименовать раздел. Название раздела должно сразу подсказывать сотруднику, что внутри. Если раздел называется «Дополнительно» и в нём фактически хранится информация о доставке, логичнее переименовать его в «Доставка» и добавить туда поля «Адрес» и «Дата доставки» — так формулировка соответствует содержанию, и сотрудник не тратит время на поиск нужных данных по всей карточке.
Добавить существующее поле. Если в разделе не хватает данных, нажмите «Выбрать поле», отметьте нужные варианты из списка системных или ранее созданных пользовательских полей и нажмите «Выбрать» — поля появятся в карточке.
Создать новое поле. Если подходящего поля ещё не существует, его можно создать прямо здесь — выбрать тип данных, указать название и нужные параметры, а затем сохранить. Поле сразу появится в карточке CRM.
Создать или удалить раздел. Если сотрудникам нужен отдельный смысловой блок — например, «Документы» с полями «Номер договора» и «Дата подписания», — его можно создать внизу карточки. Если раздел больше не актуален, его можно удалить: поля из него не пропадут безвозвратно, а перейдут в скрытые, откуда их можно будет добавить в другой раздел.
Настроить верхнее меню и таймлайн
У карточки CRM есть несколько вкладок верхнего меню — например, товары, связи с другими элементами и история работы, — и набор вкладок отличается в зависимости от типа элемента. Часть из них можно скрыть, если отдел ими не пользуется, а оставшиеся — расположить в удобном порядке.
Чтобы это сделать, откройте «Ещё» → «Настроить меню» (значок шестерёнки), затем рядом с нужным разделом откройте его настройки и выберите «Скрыть» либо «Сделать главной». Главная вкладка станет первой, которая открывается при входе в карточку — например, если для отдела продаж товаров сделать главной вкладку «Товары», карточка сразу будет открываться на ней, а не на общей информации. Порядок вкладок меняется перетаскиванием: зажмите название и переместите его в нужное место, затем нажмите «Завершить настройку».
Похожим образом настраивается меню таймлайна — ленты событий внутри карточки, где создаются дела, комментарии, сообщения и другие действия. Пункты меню таймлайна тоже можно скрывать и переупорядочивать теми же шагами: «Ещё» → «Настроить меню» → выбор действия для каждого пункта.
Создать новый вид карточки CRM
Когда структура настроена, сохраните её как отдельный вид, чтобы применить именно к нужному отделу или сотруднику, не затрагивая карточки остальных пользователей.
- В правом верхнем углу карточки откройте «Настройки» → «Новый вид карточки».
- Укажите название — оно должно быть понятным самому администратору, который потом будет искать нужный вид в списке, например «Карточка для колл-центра».
- Выберите сотрудников или отделы, которым будет доступен этот вид.
- Настройте дополнительные параметры: «Установить автоматически» — вид станет основным для выбранных сотрудников и будет открываться по умолчанию; «Доступен при создании элемента» — сотрудники смогут выбрать этот вид уже в момент создания элемента CRM; «Доступен при редактировании элемента» — вид можно будет выбрать и при изменении данных в уже существующей карточке.
- Сохраните изменения — вид карточки появится в общем списке.
Посмотреть все доступные для карточки виды можно там же, в «Настройках». Обычный сотрудник, если ему доступно несколько видов, может в любой момент переключиться между ними самостоятельно, не обращаясь к администратору.
Изменить или удалить вид карточки
Список сотрудников и параметры вида не зафиксированы навсегда — их можно менять по мере того, как меняется структура компании. Откройте карточку CRM, перейдите в «Настройки» → «Настройки вида карточки» — откроется список созданных видов и сотрудников, которым они назначены.
Чтобы добавить или убрать сотрудников, нажмите значок «плюс» рядом с нужным видом. Чтобы изменить название или параметры — выберите вид и нажмите «Редактировать», затем сохраните изменения. Если вид карточки больше не нужен, выберите его в списке, нажмите «Удалить» и подтвердите действие.
Практика: где эта настройка окупается быстрее всего
По опыту внедрений, разные виды карточки чаще всего оправдывают себя там, где в компании есть чёткое разделение труда внутри одной воронки: например, оператор колл-центра принимает заявку и передаёт её менеджеру, который уже ведёт полноценные переговоры. Если оба видят одну и ту же перегруженную карточку со всеми полями сразу, оператор рискует случайно отредактировать данные, которые ему не нужны, а менеджер теряет время на поиск актуальной информации среди полей, заполненных на этапе приёма заявки.
Частая ошибка при настройке — делать вид карточки слишком похожим на «карточку по умолчанию», просто убрав одно-два поля. Разные отделы решают разные задачи, и вид карточки стоит проектировать исходя из вопроса «что этому сотруднику нужно увидеть и заполнить за первые десять секунд работы с элементом», а не «что можно убрать из существующей структуры».
И ещё один момент, который часто упускают: если у сотрудника есть право редактировать карточку, но нет доступа к какому-то виду, он всё равно увидит вид по умолчанию — то есть настройка видов карточки не заменяет права доступа к данным, а лишь меняет интерфейс. Разграничение того, кто что видит и может редактировать, — отдельная задача, которая решается в правах доступа CRM, а не в видах карточки.
Частые вопросы
Кто может создавать вид карточки CRM?
Создавать, редактировать и удалять виды карточек могут только администраторы Битрикс24 и CRM. Остальные сотрудники пользуются уже готовыми видами и могут переключаться между теми, что им доступны.
Можно ли настроить разные карточки для разных воронок продаж?
Да, виды карточек создаются отдельно для каждого типа элементов CRM, а для сделок — отдельно по каждой воронке. Это позволяет, например, сделать разные карточки для первичных и повторных сделок.
Что происходит с полями, если удалить раздел карточки?
Поля не удаляются вместе с разделом, а скрываются. При необходимости их можно снова добавить в другой раздел карточки.
Как сделать так, чтобы карточка сразу открывалась на нужной вкладке?
В настройках верхнего меню карточки выберите нужный раздел и отметьте его как главный. Эта вкладка будет открываться первой при входе в карточку по умолчанию.
