Валюты в CRM Битрикс24: как добавить, настроить и удалить

Компания, которая работает только с одной валютой, редко задумывается о настройке валют в CRM — по умолчанию всё уже считается в рублях. Но как только в поле зрения появляется зарубежный поставщик, экспортный контракт или просто клиент, который платит в долларах, возникает вопрос: как считать сделки в другой валюте так, чтобы отчёты и аналитика оставались корректными. В Битрикс24 за это отвечает раздел настройки валют CRM — разберём, как он устроен и на что стоит обратить внимание при внедрении.

Зачем нужны валюты в CRM

Валюты в Битрикс24 — это не просто справочник для отображения значка рубля или доллара рядом с суммой. От выбранной валюты сделки зависит, как эта сумма попадёт в отчёты, воронку продаж и аналитику по выручке. Если компания работает с клиентами и партнёрами из разных стран, важно, чтобы суммы в разных валютах корректно пересчитывались в единую базовую валюту — иначе итоговые цифры по компании будут искажены.

По умолчанию в CRM уже есть пять валют, доступных «из коробки». Их можно использовать сразу, отредактировать под свои задачи или добавить любые другие — как из встроенного справочника, так и вручную, если нужной валюты в списке нет.

Как добавить валюту

Раздел настройки валют находится в CRM → Ещё → Настройки → Настройки CRM → Валюты. Добавить новую валюту можно двумя способами — выбрать из встроенного справочника или создать вручную.

Выбрать из справочника. Это самый быстрый путь для стандартных мировых валют. В разделе валют нажмите «Добавить валюту», найдите нужную валюту через поиск или выберите из списка, задайте курс обмена по отношению к базовой валюте и индекс сортировки — он определяет положение валюты в общем списке: чем меньше значение индекса, тем выше валюта в перечне.

Добавить вручную. Этот вариант нужен, если в справочнике нет подходящей валюты — например, редкой региональной или расчётной единицы, которую использует конкретный партнёр. В этом случае придётся самостоятельно указать символьный код валюты, курс обмена, индекс сортировки, а также параметры отображения для каждого языка портала: название, шаблон формата суммы и знак валюты.

Курс обмена и точность расчётов

Курс обмена в Битрикс24 поддерживает не более четырёх знаков после запятой. Для большинства валютных пар этого достаточно, но при работе с валютами, курс которых по отношению к базовой значительно ниже единицы (например, если базовая валюта — рубль, а вводится курс некоторой мелкой региональной единицы), дробное значение может не помещаться в это ограничение.

Решение простое: изменить количество единиц валюты, к которому привязан курс — не «1 единица = X рублей», а «10 единиц = X рублей» или «100 единиц = X рублей», пока дробная часть курса не станет допустимой по числу знаков. Это стандартный приём, который используют многие CRM и учётные системы при работе с валютами с низким номиналом.

Как отредактировать валюту

Для быстрого редактирования основных параметров, которые видны прямо в списке валют — курса, индекса сортировки, активности — не нужно открывать детальные настройки: изменения можно внести прямо в таблице. Если же нужно поменять параметры отображения, название на разных языках или другие детальные настройки, кликните на название валюты — откроется её карточка со всеми доступными полями.

Базовая валюта

Базовая валюта — это опорная точка для всех расчётов курса в CRM. Курсы остальных валют указываются именно по отношению к ней. Например, если базовая валюта портала — российский рубль, то при добавлении или редактировании доллара США нужно будет указать, сколько рублей стоит один доллар, а не наоборот.

Важный момент, который часто упускают на этапе внедрения: курсы валют в Битрикс24 не обновляются автоматически — ни по курсу ЦБ, ни по курсу какого-либо банка. Изменить курс можно только вручную, зайдя в настройки нужной валюты. Если компания ведёт активную внешнеэкономическую деятельность, стоит сразу определить, кто и как часто будет актуализировать курсы — иначе есть риск, что отчёты по сделкам в валюте будут считаться по давно устаревшему курсу.

Сменить базовую валюту можно через меню (значок ≡) рядом с нужной валютой в списке, выбрав пункт «Сделать базовой».

Как удалить валюту

Удалить валюту можно из общего списка настроек — выберите нужную валюту и нажмите на значок удаления. Единственное ограничение: нельзя удалить валюту, которая в данный момент назначена базовой. Чтобы удалить такую валюту, сначала нужно назначить базовой другую, а уже потом убрать прежнюю.

Кто может менять валюты

Добавлять, редактировать и удалять валюты в CRM могут администратор портала Битрикс24 и сотрудники, которым явно назначено право «Разрешить изменять настройки CRM». Обычным менеджерам отдела продаж эта настройка недоступна — и это оправданно: ошибка в курсе или базовой валюте затрагивает расчёты по всей компании, а не по одной сделке.

Практическая сторона: на что обратить внимание

При настройке валют в рамках внедрения CRM мы обычно рекомендуем клиентам сразу решить два вопроса, которые на старте кажутся неважными, но потом создают путаницу в отчётах. Первый — кто и по какому графику обновляет курсы валют, если компания работает с зарубежными контрагентами: раз в день, раз в неделю или по факту существенного изменения курса. Второй — какая валюта должна быть базовой для конкретного бизнеса, особенно если часть выручки приходит в валюте, а часть — в рублях: от этого выбора зависит, в каких единицах менеджеры и руководители будут видеть суммарную аналитику по воронке.

Отдельная частая ошибка — валюту добавляют «на скорую руку» перед конкретной сделкой, не задумываясь об индексе сортировки и параметрах отображения, а потом эта валюта остаётся в списке в неудобном месте и путает сотрудников при выборе. Если валют в компании больше двух-трёх, лучше сразу продумать порядок в списке и единый формат отображения сумм.

Ещё один момент, который стоит проговорить с командой до начала работы с несколькими валютами, — как менеджеры будут видеть суммы в интерфейсе. Шаблон формата и знак валюты, заданные при добавлении, влияют на то, как сумма отображается в карточке сделки, в канбане и в списках — если для нескольких похожих валют не развести обозначения (например, доллар США и австралийский доллар используют похожий символ), сотрудники могут путать суммы визуально, даже если в CRM всё настроено технически верно. Поэтому при добавлении нескольких валют с похожими обозначениями стоит явно указывать код валюты, а не только символ.

Наконец, если компания планирует переход на новую базовую валюту — например, при смене головного офиса или основной юрисдикции, — стоит помнить, что смена базовой валюты не пересчитывает автоматически уже закрытые сделки задним числом. Исторические данные останутся в тех валютах, в которых были зафиксированы изначально, а новые правила будут применяться только к новым сделкам. Это стоит учитывать при построении отчётов за длительный период, где меняется базовая валюта портала.

Частые вопросы

Читайте также